Под определением «рабочее время» подразумевается промежуток дня, на протяжении которого сотрудник должен заниматься своими рабочими обязанностями. Это время формируется на основе условий трудового договора и правил принятого распорядка труда. В качестве дополнения учитываются другие периоды времени, относящиеся по трудовому законодательству к рабочим. Журнал учета прихода и ухода сотрудников (учета рабочего времени) - применяется для регистрации прихода и ухода сотрудников. Данные, внесенные в журнал, могут являться основанием для заполнения Табеля учета рабочего времени. Работодатель должен организовать и учет времени, отработанного сотрудником фактически. Причем эта процедура рассматривается работодателем не только как обязанность, но и как проведение контрольных мероприятий для проверки трудовой дисциплины. Виды контроля рабочего времени персонала Учет рабочего времени любая организация ведет, прежде всего, для контроля над соблюдением трудовой дисциплины. Организовать такой контроль в организации гораздо сложнее, здесь должна действовать эффективная система мотивации труда, а также применяться особые способы контроля над сотрудниками. Автоматизированная система контроля рабочего времени Организация контроля временного характера должна быть осуществлена на предприятии как в интересах, так и в интересах службы безопасности. ![]() ![]() Решить такую непростую задачу, особенно при большом штате или наличии множества подразделений и удаленных филиалов, помогает внедрение автоматизированной системы контроля, позволяющей организовать допуск к рабочему месту. Среди главных принципов ее работы следует выделить четыре: • оснащение всех входов и выходов, пунктов пропуска специальным контрольным оборудованием; • обеспечение каждого сотрудника компании личным идентификатором; • установление для каждого из сотрудников штатного расписания, графика работы, территории работы, то есть контрольных точек, по которым осуществляется учет рабочего времени персонала; • фиксация всех перемещений каждого сотрудника. В качестве личных идентификаторов могут выступать электронные пропуска, биометрические показатели, карта гостя, личный PIN-код. Какой из перечисленных вариантов использовать, должна определить сама организация в зависимости от особенностей работы. Например, самый высокий уровень защиты от злоупотреблений рабочим временем обеспечивает биометрический идентификатор, а использование PIN-кодов позволяет устанавливать уровни доступа к тем или иным помещениям офиса или организовывать учет выходов сотрудника по конкретным причинам (конкретный PIN-код будет соответствовать какому-либо признаку, занесенному в базу данных системы контроля). Подготовка, как и процедура ее сдачи, – не сложнее, чем по другим режимам налогообложения. Основными критериями успешности являются своевременность при подготовке документов и учет всех законодательных требований. Бухгалтерская отчетность с нулевыми значениями не является причиной несоблюдения обязанности предпринимателя по предоставлению форм предусмотренной отчетности. О том как ИП сдавать нулевой отчет читайте. На рынке на данный момент представлен широкий ассортимент автоматизированных систем контроля, ориентированных на разных пользователей с разным бюджетом. Функционал автоматизированных систем позволяет руководству компании не просто проверять своих сотрудников, но и анализировать полученные данные с помощью выгружаемых отчетов. Автоматизированная система позволяет: • вести учет приходов и уходов сотрудников, причин отсутствия; • формировать отчеты по компании в целом, по отдельным подразделениям или конкретным сотрудникам в требуемом разрезе; • устанавливать уровни допуска сотрудников к некоторым помещениям; • формировать оптимальные графики работы коллектива; • интегрировать данные с другими информационными системами, используемыми в компании. Настройка системы производится в соответствии с требованиями заказчика. Методы контроля рабочего времени персонала Для руководителя компании важно, чтобы сотрудник не просто приходил вовремя на работу, но и занимался рабочими делами в течение дня. На практике очень часто работники пренебрегают рабочим временем, отвлекаются на свои дела, переписываются в социальных сетях, просматривают фотографии и читают литературу, не имеющую никакого отношения к работе. Среди методов организации такого контроля следует назвать: • контроль выполнения рабочих задач сотрудником по времени включения и выключения компьютера; • контроль телефонных звонков с помощью записи телефонных разговоров; • использование специальных программ или фотофиксации для просматривания рабочего стола компьютера; • контроль корпоративной электронной почты; • видеонаблюдение. Информация о применении всех перечисленных способов должна быть доведена до сотрудников компании. Изменить подобным образом условия их труда руководитель имеет право лишь с их согласия. Например, нельзя установить видеонаблюдение в кабинете без ведома сотрудников. Контроль использования рабочего времени по существу должен осуществляться не только техническими средствами, но и с помощью анализа результатов труда того или иного сотрудника. Такой контроль бывает: • итоговым: по результатам работы; • поэтапным: по срокам завершения конкретных этапов работы; • периодическим: по дате через определенный промежутки времени; • выборочным: на усмотрение руководителя. Каждый из видов подразумевает оценку использования рабочего времени сотрудником с профессиональной точки зрения. Учет рабочего времени в особых ситуациях В штате любой организации могут быть сотрудники, которые работают по особому графику. Как осуществлять контроль их рабочего времени? Здесь подход чаще всего индивидуален, но все же опирается на положения трудового договора. С дистанционным сотрудником работодатель может заранее оговорить некоторые контрольные моменты в договоре: время, когда он обязан быть на связи; сроки выполнения работ или предоставления тех или иных данных; обязанность предупреждать заранее об отсутствии на рабочем месте и другие вопросы. Работодатель не вправе навязывать сотруднику рабочее время сверх нормы установленных для него рабочих часов в неделю. Но при согласии сотрудника это можно предусмотреть в договоре с предоставлением отпуска за ненормированный рабочий день. Подобные вопросы должны решаться в организации индивидуально, по согласованию с сотрудником и с соблюдением действующего законодательства. Учет рабочего времени персонала очень важен для любой организации. Он позволяет повысить трудовую дисциплину, увеличить производительность труда или эффективность работы, сократить затраты. Использование современных технических средств для целей контроля помогает обеспечить принятие необходимых и обоснованных управленческих решений. Трудовое законодательство разработано для того, чтобы уложить отношения наемного сотрудника и работодателя в рамки права. Оно не позволяет ни нанимающей стороне эксплуатировать работника, ни рабочим садиться на голову своему начальству. Согласно трудовому законодательству, все организации должны вести журнал учета рабочего времени, чтобы выплата заработной платы проводилась максимально честно и беспристрастно. Существует ряд правил и требований к ведению этого журнала, которые ответственное за данное задание лицо должно знать и выполнять. Что такое рабочее время и зачем нужно вести его учет? Любой работодатель заинтересован в том, чтобы платить своему работнику лишь за то время, что он трудился. С этой целью в Трудовом кодексе и было разграничено рабочее время и нерабочее (выходные и праздничные дни). – это время, которое работник должен проводить на месте своего труда в соответствии с внутренним распорядком организации, выполняя при этом свои прямые трудовые обязанности. Эта обязанность работника может быть указана в договоре изначально или возложена на него позже в связи с соответствующим приказом. Не стоит легкомысленно относиться к возложенной на вас ответственности. Если трудовая инспекции обнаружит нарушения в ведении учета времени, вы, как ответственное за это лицо, понесет административное наказание. Что такое журнал учета рабочего времени и какими способами его можно вести? В трудовом законодательстве не прописано строго, с помощью чего именно нужно вести учет времени, проведенного сотрудниками на работе. Любой кадровик может разработать свои бланки и пользоваться ими. Но все же, во избежание путаницы, лучше воспользоваться специальными бланками. 1) Журнал учета рабочего времени – важный документ в каждой компании Время, которое каждый из сотрудников должен проводить на рабочем месте, регулируется не только законодательством страны, но и внутренним распорядком самой организации. Для того чтобы точно просчитать, сколько именно часов сотрудник провел на своем месте службы, нужен специальный журнал. Его ведение позволит вам избежать как конфликтов с работниками по поводу, так и недоразумений с трудовой инспекцией. Журнал учета рабочего времени – это разграфленная книга, в которой ответственное лицо обозначает, сколько именно часов ежедневно каждый из сотрудников трудился. В журнале учета рабочего времени вы фиксируете: • время, проведенное каждым из работников на месте своей службы; • прогулы; • опоздания; • больничные; • уходы раньше срока; • переработки; • задержки с обеда и т.д. Работодатель полностью контролирует, сколько отработал каждый из его подчиненных. Подобные данные позволяют, как премировать особо усердных подчиненных, что не нарушают трудовую дисциплину и готовы трудиться сверхурочно, так и наказывать разгильдяев. Именно с помощью журнала можно зафиксировать, присутствовал или отсутствовал работник на месте своей основной службы в конкретный день. Именно отсутствие в течение нескольких часов без уважительной причины может служить причиной расторжения договора со стороны работодателя. 2) Как лучше вести журнал учета рабочего времени? Владелец компании, заинтересованный в порядке по ведению документации в своем хозяйстве, имеет некую свободу выбора в том, как именно контролировать процесс. Трудовая инспекция не станет вас штрафовать, если вы выберете любой удобный для себя способ. Главное, чтобы время, проведенное работниками на своем месте службы, фиксировалось и при этом – фиксировалось правильно. • Традиционный. Вы покупаете или создаете собственноручно обычный бумажный журнал. Заполняете его вручную, фиксируя, сколько именно времени каждый из сотрудников провел на своем месте труда. Если не хотите тратить силы на самостоятельную изготовку такого журнала, то его можно купить в книжном магазине или маркете канцтоваров. Стоимость его небольшая: 100-300 рублей. Еще один вариант обзавестись такой книгой учета – заказать покупку в интернете. Вот, например, на этом сайте вы можете купить множество полезных для кадровика вещей. Есть и другие сайты для покупки такой учетной документации: • • Электронный. Если вы поклонник новых технологий, то совсем необязательно контролировать рабочее время своих сотрудников дедовскими методами – вручную с помощью сшитой книги. Можно обратиться к электронному варианту. Электронный вариант журнала мало чем отличается от обычного бумажного, просто работать с ним вы можете прямо на своем компьютере. Правда в этом случае стоит позаботиться о создании резервных копий, чтобы поломка компа или вирусы не уничтожили столь важные данные. Найти необходимые программы можно на следующих сайтах: • • • Смотрите сами, как вам удобнее вести учет: традиционным или более новаторским методом. К примеру, Ольга – кадровик одной из государственных организаций Киева – практикует одновременно оба варианта. Говорит, что это стоит определенных усилий, зато она уверена в том, что важные данные не пропадут. Особенности ведения журнала учета рабочего времени Ведение такой учетной книги – достаточно простое задание и, если подойти к делу со всей ответственностью, то трудностей не возникнет. В какой форме в журнале нужно вести учет рабочего времени? Согласно законодательству Российской Федерации, учет времени работы в журнале ведется по одному из трех образцов: • Ежедневная фиксация. Наиболее распространенный тип фиксации. Кадровый работник или другое уполномоченное лицо ежедневно отмечает, когда специалист явился на работу, когда, ушел с нее. Заверяются данные подписью сотрудника, которого и касается запись. Такой вид контроля практикуется тогда, когда наемным рабочим ежедневно на месте службы нужно проводить одинаковое количество часов. • Еженедельная фиксация. Если должностное лицо не должно ходить на работу ежедневно и отбывать каждый день определенное количество часов, но при этом оно обязано выполнять объем работы, указанный в его трудовом договоре, то лучше использовать еженедельную систему контроля. Информация о количестве проведенных на месте работы сотрудником часов заносится в конце каждой недели. • Суммированная фиксация. Если производство не прекращается никогда – организация работает круглые сутки, а график у ее работников – плавающий, то лучше использовать суммированный учет. Все данные заносятся в журнал в конце месяца. Руководство само должно решить, какую именно форму использовать, и проинформировать в письменном виде сотрудника, которые и будет контролировать рабочее время тружеников компании. Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени? В Трудовом кодексе и других официальных документах не указано, как именно должен проводиться контроль времени. Оформление записей регулируется внутренними приказами. Например, начальник Иван Иванович выдает приказ, согласно которому секретарь Анна Владимировна должна вести учет трудового времени всех сотрудников ежедневно. Ей же предстоит прошить все страницы журнала, пронумеровать их и скрепить все печатью компании. Традиционно в книге оформляют вот такие ячейки: 1. № по порядку 2. ФИО сотрудника 3. Время прихода сотрудника на рабочее место 5. Время его ухода с работы 6. Причина, по которой работнику приходилось покидать рабочее место в течение дня 7. Подпись работника Ячейки могут быть и другими. Главное, чтобы журнал был разграфлен. Например, вот так: Этих граф вам хватит, чтобы вести полный учет и не нарваться на административное наказание, если к вам с проверкой пожалует трудовая инспекция. А вот так выглядит уже заполненный журнал: Следует очень аккуратно вести записи, потому что любые исправления в официальных бумагах недопустимы. Если все же была допущена неточность, то неправильную запись следует зачеркнуть и создать новую. Эти правки подтверждаются подписью лица, что ведет учет. О том, как грамотно заполнять журнал учета рабочего времени, расскажут специалисты: Хранить журнал учета рабочего времени нужно не менее пяти лет. После окончания этого срока он может быть уничтожен. Единственное исключение из данного правила – организации с чрезвычайно опасными или тяжелыми условиями труда, где подобная отчетность храниться 75 лет. Зачем нужен документ Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии. На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции. Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени. Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно. Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций: • Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте. • Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда). • Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии. Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания. Как учитывать рабочее время Существует несколько методов учета рабочего времени: • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время. • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять). • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году). Как вести журнал Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде. Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника). В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. Позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д. Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа. Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия. Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий. Образец журнала учета рабочего времени сотрудников Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии). Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия. На титульном листе рекомендуется написать: • наименование компании; • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа); • указать работника, ответственного за его ведение; • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом. Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные: • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность; • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах); • информацию о прогуле – да/нет; • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам); • подпись работника. Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня). Сколько времени и как хранить документ Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.
0 Comments
Leave a Reply. |
AuthorWrite something about yourself. No need to be fancy, just an overview. Archives
September 2018
Categories |